Ontvangen en registreren
Het Woo-verzoek wordt formeel geregistreerd in het gemeentelijke zaaksysteem. Beacon kan de bronzaak gecontroleerd inlezen en kerngegevens voorstellen; registratie en termijnbewaking blijven in het bronsysteem.
Van verzoek tot werkpakket
Geen nieuw proces naast het bestaande proces. Beacon sluit aan op gemeentelijke activiteiten en ondersteunt vooral waar informatie gezocht, verzameld en gecontroleerd moet worden.
Het Woo-verzoek wordt formeel geregistreerd in het gemeentelijke zaaksysteem. Beacon kan de bronzaak gecontroleerd inlezen en kerngegevens voorstellen; registratie en termijnbewaking blijven in het bronsysteem.
De behandelaar bepaalt of de vraag onder de Woo valt, of verduidelijking nodig is en welke organisatieonderdelen betrokken zijn. Beacon ordent beschikbare dossierfeiten als onderlegger.
Bronnen, zoektermen, documenttypen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Beacon ondersteunt het uitvoeren van gecontroleerde zoekacties binnen de ontsloten bron.
Full-text zoeken, filters, OCR en betekenisgerichte zoekondersteuning helpen relevante documenten naar voren te halen. De medewerker controleert dekking, versies en volledigheid.
Resultaten worden geselecteerd en aan het werkdossier toegevoegd. Beacon houdt herkomst, zoekactiviteit en werkstatus bij en kan een inventaris of tijdelijk werkpakket voorbereiden.
Een bevoegde medewerker beoordeelt openbaarmaking en legt uitzonderingsgronden vast. Lokale suggesties kunnen aandacht vestigen op privacygevoelige informatie, maar worden per pagina geaccepteerd of verworpen.
Rolscheiding ondersteunt een onafhankelijke controle. Na menselijke goedkeuring kan Beacon een gecontroleerd lokaal leveringspakket voorbereiden; formeel besluit, verzending, publicatie en archivering blijven bij de gemeente.
Een Woo-verzoek moet in beginsel binnen vier weken worden afgehandeld. Wanneer het verzamelen van informatie veel tijd vraagt, blijft minder ruimte over voor inhoudelijke beoordeling, afstemming en zorgvuldige motivering. Beacon richt zich daarom op het verkorten van zoek- en voorbereidingswerk — niet op het automatiseren van het besluit.
Lees over de Woo bij Rijksoverheid ↗Kennismaken met Beacon
Plan een vrijblijvende demonstratie rondom uw Woo-proces en informatieomgeving.
Vraag een demo aan ↗